8 Tipps um Ordnung im eMail Postfach zu halten

Kein Stress mit deinem Mailpostfach. Gewinne Zeit indem du es einfach hälst. 

Ich habe rund 100 eMail Adressen im Einsatz. Diese werden alle gut verteilt an die richtigen Personen weitergeleitet. Davon gehen aber auch diverse Mails gebündelt in meine Konten. Somit betreue ich schlussendlich 4 Geschäftsfelder, somit 4 Mailaccounts, einer von Nardias, einer vom Garni, einer von Soul Invest und einer von nadjahorlacher.

Damit ich überall einen Durchblick habe, versuche ich schnell zu antworten und die Mails sofort zu erledigen.

Wie sieht dein Mailpostfach aus?

Ich achte immer sehr darauf, dass es so leer wie möglich ist. Das macht mich nicht dauernd nervös, sondern zeigt mir, dass ich die Mails im Griff habe und nicht umgekehrt. Natürlich war das auch bei mir nicht immer so. Die Postfächer waren voll und ich verlor jeweils völlig die Übersicht. Was muss ich wo noch erledigen. Das finde ich zurzeit eher schwieriger mit den sozialen Medien wie; Facebook, Twitter, Instagram, Whats app, SMS etc. Was da wo reinkommt und das ich auch allen antworte.

Hier sind nun meine einfachen Tricks wie ich mir die Mailübersicht in Ordnung halte.

• Wenn ich das Mail öffne, dann erledige ich es sofort. Ich habe es ja schon offen, es wäre schade für die Zeit, wenn ich es danach nochmals öffnen und lesen muss um es zu bearbeiten. (ps dasselbe mache ich mit der Briefpost, einmal in die Hand und so schnell wie möglich erledigen , nicht von diesem Stapel zum nächsten Stapel tragen) Entscheide dich sofort was du mit der Mail machst.

• Ist es eine Werbemail, oder Newsletter den du nicht mehr benötigst? Schreibe dich sofort aus der Liste und lösche das Mail.

• Wenn es ein längeres Mail ist, für das ich Zeit zum lesen brauche. Dann drucke ich es meistens aus und nehme es mit mir mit. Lese es dann wenn ich irgendwo auf die Kids warten muss.

• Öffne und beantworte nicht den ganzen Tag deine Mails. Setze dir feste Zeiten dafür ein. Du selber kannst entscheiden, wann du erreichbar sein möchtest. Sonst bist du den ganzen Tag in hetze.

• Wenn du eine Aufforderung im Mail hast, schreibe es dir in deine Aufgabenliste und lösche das Mail.

• Wenn du die Mail nicht sofort erledigen kannst, zb du musst was abklären oder warten auf eine andere Antwort. Verschiebe das Mail in eine Warteliste. Lass es nicht im Posteingang liegen. Achte darauf das dein Posteingang immer leer ist.

• Die Mails kommen bei mir sofort nach Erledigung in den Order „Ablage“ oder „Archiv“. So habe ich die Mails doch noch zur Hand, falls ich nochmals eines heraussuchen muss. Nach einer gewissen Zeit lösche ich auch diese aus der Ablage.

• Setze dir eigene Zeiten, wann du die Mails bearbeiten möchtest. Ich mache dies nicht vor dem Mittag. Meisten nach dem Mittagessen, setze ich mich für 30 Minuten an die Mails. Ich möchte nicht, dass mich die Mails den ganzen Tag beschäftigen.